Mit sicheren Homeoffice-Standards zu einem grüneren Unternehmen werden
Mit zunehmendem Interesse beschäftigen sich nicht nur Privatpersonen mit ihrem ökologischen Fußabdruck und den vielfältigen Möglichkeiten zum Klimaschutz, sondern auch Unternehmen. Seit November 2019 befindet sich der europäische Kontinent offiziell im Klimanotstand nachdem das letzte Jahr, geprägt von den „FridaysforFuture“-Demonstrationen, zum Umdenken bewegt hat.
Die Schüler* und Studenten der „FridaysforFuture“-Demonstrationen sind nicht nur die Arbeitnehmer von morgen, sondern auch die zukünftigen Kunden, welche Wert auf den ökologischen Fußabdruck eines Unternehmens legen.
Einen Weg den ökologischen Fußabdruck eines Unternehmens und seiner Mitarbeiter zu verbessern hat der Lockdown im Frühjahr 2020, bedingt durch die Covid-19 Pandemie, in unser Blickfeld gebracht: Die Ausweitung und Standardisierung von Homeoffice. Eine prozentuale Erhöhung der Arbeit im Homeoffice macht ein Unternehmen damit nicht nur zu einem attraktiveren Arbeitgeber, sondern hat auch erhebliche Einsparpotenziale in seiner CO2 Bilanz durch die mögliche Reduktion von festen Arbeitsplätzen im Büro einerseits sowie der deutlichen Reduzierung von Anfahrten zum Arbeitsplatz.
Ein Gutachten des Instituts für angewandte Arbeitswissenschaft (ifaa) zeigt, dass mehr als zwei Drittel der deutschen Arbeitnehmer das Auto als Verkehrsmittel nutzen. Die durchschnittliche Entfernung zum Arbeitsplatz lag 2016 bei 17 Kilometern. Daraus ergibt sich, dass wenn nur 10% der Erwerbstätigen in Deutschland nur einen Tag pro Woche von Zuhause aus arbeiten, rund 850.000 Tonnen CO2 pro Jahr eingespart werden können. Bei 20% sind es schon 1.700.000 Tonnen CO2 pro Jahr.
Neben dem Effekt als Arbeitgeber attraktiver zu werden, kann sich ein Unternehmen mit einer umweltfreundlichen Unternehmenspolitik, im Auge des Kunden, auch von seinen Wettbewerbern differenzieren.
Homeoffice kann – richtig angewandt – viele Vorteile bringen, birgt aber auch kleinere und größere Herausforderungen, die auf den ersten Blick nicht immer erkennbar sind.
Bedeutet mehr Klimaschutz automatisch weniger Datenschutz?
Die Zeiten, in denen ein abschließbarer Raum eine Grundvoraussetzung für das Arbeiten von zuhause aus ist, sollten mit den heutigen digitalen Standards der Vergangenheit angehören. Aber auch ein papierloses Büro muss neben verschiedenen rechtlichen, kommunikativen und organisatorischen Standards auch einige datenschutzrechtliche Anforderungen erfüllen.
So sollten beispielsweise besonders schützenswerte, personenbezogene Daten nur dann auch im Homeoffice bearbeitet werden, wenn der Arbeitgeber angemessene technisch-organisatorische Maßnahmen und dementsprechende Kontrollmöglichkeiten gewährleisten kann.
Sind meine Daten sicher, wenn mein Mitarbeiter im Co-Working Space oder gar einem Café arbeitet? Darf ich meinem Mitarbeiter seinen Homeoffice-Arbeitsplatz vorschreiben? Wie sieht es mit Arbeitsschutz aus? Wo liegt mein Wettbewerbsvorteil? Was ist erlaubt und was nicht?
Von der privaten Nutzung des Firmenlaptops bis hin zum Datenschutz während eines Telefonats gibt es zahlreiche Themen, die es im Homeoffice zu beachten gilt. Sowohl auf Arbeitnehmer- als auch auf Arbeitgeberseite.
Unabhängig davon wie komplex diese Anforderungen und Problemstellungen im Einzelnen sind – sie sollten ein Unternehmen in keinem Fall von seinem Vorhaben, Homeoffice strukturiert einzuführen, abbringen. Denn eines steht fest: Homeoffice muss nicht automatisch eine erhöhte Gefährdung sensibler Daten bedeuten.
Allerdings erfordert die strukturierte Einführung oder Verstärkung von Homeoffice sowohl den Rat als auch die Unterstützung von Fachleuten um mit klaren Regeln, Vorgaben und Verhaltensrichtlinien den Übergang in die neue Art des Arbeitens zu erleichtern und Fehler zu vermeiden.
Wir unterstützen und begleiten Unternehmen bei der Entwicklung und Implementierung einer ganzheitlichen, individuell optimierten Homeoffice-Strategie, bis hin zur Entwicklung individualisierter Notfallpläne für zukünftige Lockdown-Situationen.
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*Aus Gründen der Lesbarkeit wurde im Text die männliche Form gewählt, nichtsdestotrotz beziehen sich die Angaben auf Angehörige aller Geschlechter.