Eine Gradwanderung zwischen zu viel und zu wenig Kommunikation
Die Fähigkeit zu kommunizieren ist Teil der sozialen Intelligenz eines Menschen. Nicht nur im privaten, sondern auch besonders im beruflichen Kontext ist Kommunikation das A und O für ein erfolgreiches Miteinander. Berufliche Kommunikation konzentriert sich auf drei grundlegende Aspekte, die Kommunikation unter Kollegen*, zwischen Führungskraft und Mitarbeitern und die Kommunikation mit den Kunden. Gute Kommunikation in einem Unternehmen hat einen direkten Einfluss auf den Erfolg. Dabei spielen formale und informelle Kommunikation eine gleichwertige Rolle.
Zur Erinnerung, bei der formalen Kommunikation handelt es sich im beruflichen Kontext meist um aufgabenbezogene Kommunikation. Die Kommunikationswege sind in diesem Fall klar definiert und signalisieren damit Berechenbarkeit sowie Erreichbarkeit. Der Soziologe Niklas Luhmann erklärt das erhöhte Risiko für eine misslungene Kommunikation auf formalen Kommunikationswegen durch ein Verkürzen, Verfälschen oder Erweitern des offiziellen Kommunikationswegs.
Die informelle Kommunikation hingegen geschieht spontan und willkürlich. Die typischen informellen Gespräche im Büro reichen von Smalltalk bis zu einem ungezwungenen kreativen Austausch und finden meist in der Kaffeeküche oder auf dem Flur vor dem Kopierer statt. Über diesen Kommunikationsweg werden nicht nur eventuelle Missverständnisse der formalen Kommunikation ausgeglichen, sondern auch die zwischenmenschlichen Beziehungen gestärkt und Ideen ausgetauscht.
Verschiedene Kommunikationsmodelle erklären die Funktions- und Wirkungsweisen von Kommunikation im Allgemeinen und zeigen mögliche Stellen auf, an denen Missverständnisse entstehen können. Ein wichtiger Teil von erfolgreicher Kommunikation ist die Reaktion des Empfängers. An der Verbalen und non-verbalen Reaktion des Empfängers kann der Sender erkennen, ob seine Botschaft genauso empfangen wurde, wie sie auch von ihm gemeint war. Am Beispiel des Kommunikationsmodells nach Schulz von Thun wäre dies, dass Senden und Empfangen einer Nachricht auf der gleichen Ebene geschehen. Können diese klassischen Kommunikationsmodelle auch im Homeoffice angewandt werden, wenn die direkten und persönlichen Gespräche wegfallen? Und wie lässt sich die wichtige informelle Kommunikation am effektivsten umsetzten, wenn es keine gemeinsamen Kaffeeküchen oder Büroflure mehr gibt?
Homeoffice verändert Kommunikation
Die Kommunikationsregeln, die wir kennen, beziehen sich auf persönliche Interaktion und zeigen ihre Schwächen bei der Kommunikation auf Distanz. Viele non-verbale Signale fallen weg, die zielgerichtete Kommunikation wird erschwert und es kommt leichter zu Missverständnissen. Außerdem fällt viel zu oft die informelle Kommunikation weg, weil ihr Einfluss und ihre Wichtigkeit nicht im Fokus stehen.
Doch es wäre zu leicht sämtliche Missverständnisse und Kommunikationsfehler auf die Homeoffice-Situation zu schieben. Nicht nur der Mensch, sondern auch interne Kommunikationsprozesse in einem Unternehmen sind anpassungsfähig. Wenn ich meinen Gesprächspartner nicht sehen kann, also keine non-verbalen Signale wahrnehmen kann, steigt zum Beispiel die Wichtigkeit des aktiven Zuhörens. Stimmlage und Intonation verraten einiges über die Meinung des Gesprächspartners. Ein anderer wichtiger Punkt ist, alle Mitarbeiter für das Thema Kommunikation im Homeoffice zu sensibilisieren. Allein das Wissen, dass es zu Missverständnissen kommen kann, führt schon dazu, dass bewusster und klarer kommuniziert wird.
Neben dem Sichtbar-machen von Kommunikation im Arbeitsalltag gehören auch die richtigen Tools und das entsprechende Mindset zu einer erfolgreichen Kommunikation auf Distanz. Was gehört neben E-Mails und Telefonaten noch zur Unternehmenskommunikation? Worauf kann ich verzichten und was ist besonders wichtig?
Eine sinnvolle und erfolgsorientierte Homeoffice-Kultur zu implementieren ist nicht einfach, aber auf jeden Fall machbar. Und es lohnt sich!
Wir unterstützen und begleiten Sie bei der Gestaltung einer virtuellen Kaffeeküche und der Transformation des „kurzen Dienstweges“ in das Homeoffice mit unserem ganzheitlichen und individuellen Konzept zur Einführung von Homeoffice. Mit speziell auf ihr Unternehmen abgestimmten und für die Arbeit im Homeoffice entwickelten Kommunikationsseminaren unterstützen wir Sie und Ihre Mitarbeiter bei der Identifizierung von gewohnten und bewährten Kommunikationsabläufen, der Entwicklung neuer Strategien und deren Übertragung in den virtuellen Raum.
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*Aus Gründen der Lesbarkeit wurde im Text die männliche Form gewählt, nichtsdestotrotz beziehen sich die Angaben auf Angehörige aller Geschlechter.